KIND WORK 隐私政策
KIND WORK · Kind Doctor Inc.
生效日 2026年10月13日 · 版本 2026-10-13
本译文仅为方便阅读而提供。如与韩语原文有任何出入，以韩语原文为准。
Kind Doctor Inc.（以下简称"本公司"）运营 KIND WORK——一款企业协作工具，同时也是了解企业内部工作的 AI 助手。KIND WORK 是客户公司（工作区）按席位订阅、使用聊天、文件、日历、视频会议，以及以相同协作资料为依据回答问题的 AI 助手"KAI"的服务。
本政策说明本公司从何处收取哪些个人信息、将其用于何种用途、委托给谁处理，以及信息主体可以提出哪些请求。本政策仅记载在代码库的代码、数据库迁移与基础设施配置中实际确认过的处理行为。
请先阅读第二条的角色划分。就 KIND WORK 账户本身（登录、结算、审计日志）而言，本公司是处理者；就公司（工作区）员工因工作产生的聊天、文件、日历、会议内容而言，该公司是处理者，本公司作为受托方，为该公司保管和处理该内容。
第一条（适用范围）
本政策适用于 KIND WORK 服务（网页 work.k-biz.ai、移动应用 ai.kbiz.works）及用于访问该服务的 KindBiz 账户、中央登录（auth.k-biz.ai）。
- 本公司另行运营的其他服务（Kind Doctor、KindBiz 高尔夫・美容会员服务等）适用各自的政策。
- 客户公司（工作区）在 KIND WORK 之外另行收集・处理的个人信息（如与公司内部人事系统对接等），适用该公司自身的政策。
第二条（角色划分 —— 谁是处理者）
即使在同一画面中处理，不同类型的个人信息也可能有不同的处理者。这一划分决定了访问・删除请求的受理方以及最终决定方。下表反映了代码库中实际的数据流向。
| 相关个人信息 | 个人信息处理者 | 负责处理的一方 |
|---|---|---|
| KindBiz 账户（邮箱・密码・社交登录标识符）、创建公司信息、席位・订阅・结算、同意记录、审计日志、登录记录 | 本公司 | 本公司为处理者 |
| 聊天消息（Mattermost）、文件・文档（Nextcloud）、日历日程、会议（Jitsi） | 客户公司（工作区）——就其自身员工而言 | 本公司为该公司的受托方（负责平台运营与技术处理） |
| KAI 对话・索引（含文档・消息摘录） | 客户公司（因问题与资料均来源于该公司） | 本公司为该公司的受托方 |
- 本公司作为处理者，直接管理与 KindBiz 账户本身及创建公司・订阅・结算・同意・审计日志相关的记录。
- 就聊天、文件、日历、会议或 KAI 相关内容提出查阅、更正或删除请求时，您可以向本公司提交。本公司会将请求转交给相应工作区的管理员，并告知您处理结果。
第三条（收集的个人信息项目与收集方式）
本公司处理信息主体直接输入的信息、由社交登录・企业 SSO 提供方传递的信息，以及在使用服务过程中自动生成的信息。各项目的存储位置及是否向第三方传输，与 docs/plan/KINDWORKS_DATA_SAFETY_20260924.md 中的表格一致。
| 收集节点 | 项目 | 必需/可选 | 备注 |
|---|---|---|---|
| 账户创建・登录 | 邮箱、密码（单向加密处理）、姓名、用户 ID（账户标识符）、社交登录（Google・Kakao）标识符 | 必需（应用功能・账户管理） | 由中央登录系统（GoTrue）处理，与 KindBiz 高尔夫・美容共享同一账户体系。邮箱不仅用于登录确认，也用于开发者（本公司）的服务沟通，如注册、结算、删除请求确认等。在账户创建・登录・接受员工邀请的步骤中，本公司不收集电话号码——唯一会传递电话号码的社交登录方式（Naver）已从 KIND WORK 登录列表中排除。仅在下方“创建公司”一行中，收集新建公司的负责人联系方式。 |
| 创建公司（自助注册） | 公司名称、负责人姓名・联系方式（电话或手机）、预计人数（席位数）、所选套餐、营业执照号（可选） | 必需（创建公司）。营业执照号为可选 | 用于创建客户公司工作区并开始席位订阅的信息。负责人联系方式仅用于付款・故障・合同相关联系。税务发票仅向另行签订合同的客户公司开具。 |
| 企业 SSO（Business 套餐） | 邮箱、企业 IdP 传递的标识符 | 可选（仅在公司于 Business 套餐下设置时） | 公司管理员验证自有域名所有权后，注册该公司指定的身份提供方（IdP）。本公司仅从该身份提供方接收认证结果（邮箱・标识符）。目前支持 SAML；OIDC 可以注册，但尚不支持通过 OIDC 登录（需确认：当前部署状态）。 |
| 设备 ID・推送令牌 | 设备 ID（设备标识符）、推送令牌（FCM・APNs・WebPush） | 可选（应用功能・通知，未允许推送时不收集） | 用于向移动设备发送聊天、会议、KAI 通知；关闭通知后不再收集。为发送通知，会将令牌传递给 Google（FCM）・Apple（APNs）（参见第九条 处理委托）。 |
| 聊天（Mattermost） | 消息正文（应用内消息）、发送者、频道・话题信息、附件（照片・视频・文档等） | 可选（应用功能，使用聊天时） | 原始内容存储于本公司自主运营的 Mattermost 服务器。本公司数据库中仅保留账户关联信息。 |
| 文件及文档（Nextcloud） | 文件原件（文档・照片・视频等）、文件名、修改历史 | 可选（应用功能，使用文件时） | 存储于本公司自主运营的 Nextcloud 服务器。 |
| 日历日程（CalDAV） | 日程标题・时间・参加者・地点 | 可选（应用功能） | 使用与文件・文档相同服务器（Nextcloud）的 CalDAV 功能。 |
| 会议（Jitsi） | 参加者、会议开始・结束时间。若主持人启动录制，则包含语音录音（会议）及其转录文本・会议纪要草稿 | 可选（应用功能，需主持人点击开始录制按钮） | 录制须由主持人手动启动，录制开始后所有参加者屏幕上都会显示录制中的提示。根据代码库的配置（仅处理音频的录制流程），似乎仅保存音频，不保存画面・视频，但此点仍需对照底层基础设施配置重新核实。 |
| KAI 对话 | 问答全文（其他用户生成内容）、所引用依据的来源・摘录 | 可选（应用功能，使用 KAI 时） | 为回答问题，KAI 会从聊天、文档、日历、会议内容中摘录作为依据引用。 |
| KAI 搜索索引 | 文档・消息・日程・会议纪要的摘录或全文（每单位最多约 2 万字）及其内容的嵌入向量（数值向量） | 可选（公司已连接来源时） | 为搜索・问答目的与原件分开存储。摘录文本存储于本公司数据库，嵌入向量存储于独立的搜索引擎（Qdrant，自主运营）。 |
| 邮件（已连接的邮箱账户） | 已连接邮箱账户的地址；邮件主题・发件人・收件人・日期・正文・附件（用于屏幕显示及 KAI 问答）；账户密码・访问令牌（加密存储） | 可选（公司已连接邮箱账户时） | 邮件原文保存在用户连接的邮件服务器（外部邮件提供商）中，本公司仅另行存储屏幕缓存与搜索索引。发送记录（发送时间、收件人数量、主题哈希）出于审计目的予以保留。 |
| 付款信息・购买记录 | 付款方式类型、支付服务商签发的计费密钥、已脱敏的卡片摘要（品牌・发卡行・末位数字）、为防止重复享受最初 1 个月免费而使用的银行卡识别值、账单・付款记录、收据信息 | 必需（创建公司时的银行卡登记。不提供无需绑卡的试用） | 完整卡号・有效期・安全码由支付服务商（PortOne・KPN）处理，不会经过本公司服务器。 |
| 同意记录 | 所同意的文件（服务条款・隐私政策・定期付款同意书・营销信息接收）及版本、同意・撤回时间、访问 IP 地址和浏览器信息的哈希值 | 必需（注册同意的证明）。是否同意接收营销信息为可选 | IP 地址和浏览器信息不保留原文，仅保留不可逆的哈希值。 |
| 服务运营记录（审计日志、应用内交互） | 操作者账户标识符、执行的操作及对象、时间戳 | 必需（安全与合规，无法关闭） | 该记录无法修改或删除。操作的详细内容（原文）即使在管理员查阅界面中也不予显示。 |
※ 本公司不以原文形式存储连接 IP 地址（与平台通用政策相同的处理方式）。仅以不可逆的哈希值用于限制请求频率和同意记录。
※ 本公司不使用第三方分析或广告跟踪工具。
第四条（个人信息的处理目的）
- 账户创建与登录、企业 SSO 认证、密码重置
- 确认工作区（公司）成员身份、创建公司、席位订阅・结算、费用开票，以及免费期结束・付款结果・付款失败的通知
- 付款失败时的宽限期・只读・暂停等使用范围措施，以及防止重复享受首月免费
- 证明条款・定期付款同意
- 提供聊天、文件、日历、视频会议、邮件等协作功能
- KAI 问答，以及基于协作资料・运营数据提供答案与引用
- 邮件功能：接收并在屏幕上显示来自已连接邮箱账户的消息，将其用作 KAI 问答的参考资料，并在用户确认后发送回复草稿（AI 不会自行发送邮件）
- 防止服务滥用、阻止不当使用、排查错误原因、应对安全事件
- 通过审计日志查看操作历史（包括公司管理员的查阅）
- 履行法定义务
※ 本公司不将个人信息用于上述目的之外的用途，未经信息主体另行同意，不将其用于广告・营销目的。
第五条（企业内部工作 AI "KAI"）
KAI 是一款以聊天、文件、日历、会议、邮件等协作资料为依据进行回答的企业内部工作 AI。KAI 不会自行确定不可撤销的操作（如确认预约、发送消息、发送回复）；若公司启用相关功能，须由用户点击确认按钮。
KAI 的回答可能与事实存在出入。对于重要决策，请务必直接查阅原始资料（聊天、文档、日程、会议纪要、邮件）。
- KAI 所参考的资料会在回答中以引用（来源）形式标注；用户无查阅权限的资料不会被引用。
- 若不使用 KAI 搜索功能，则不会为文档、消息、邮件创建摘录或索引（参见第三条）。
- 若连接了邮箱账户，KAI 可将该账户中的邮件用于问答、摘要、日程提取及回复草稿撰写。邮件原文保存在用户连接的邮件服务器中，本公司仅保留屏幕缓存与搜索索引。
- 个人邮件仅本人可查看和搜索，即使是公司管理员也无法查看员工的个人邮件。公司共用邮箱仅公司管理员指定范围内的成员可以搜索。
第六条（会议录制与转录）
会议（Jitsi）的录制不会自动开始，须由主持人手动启动。
录制的语音将在本公司自主运营的服务器上进行转录（将语音转为文字）。转录完成后，原始音频文件将被删除；转录文本及由此生成的会议纪要草稿・定稿将保留至公司管理员删除为止。
- 录制与转录均不使用外部 AI 提供方（自主运营的语音识别）。
- 录制开始后，所有参加者屏幕上都会显示录制中的提示。
第七条（个人信息的保留期限）
一旦账户删除（注销）处理完成，姓名、联系方式与头像将被替换为不可恢复的匿名化值，登录邮箱与社交账户关联信息也将被移除。该处理不可撤销。
注销后仍会保留的仅限于付款・结算台账（法定保存）、审计记录（谁执行了何种操作）以及同意记录（不含任何可识别个人身份的值）。
| 保留项目 | 保留期限 | 依据 |
|---|---|---|
| 账户信息（姓名・联系方式・头像） | 注销处理时替换为不可恢复的匿名化值 | 处理注销请求 |
| 付款・订阅结算记录 | 5 年 | 《电子商务等消费者保护相关法律》（韩国） |
| 银行卡登记信息（计费密钥・卡片摘要） | 订阅结束或管理员删除银行卡时，予以取消・删除。收费・付款记录在上述期间内保留。 | 定期付款同意书 |
| 审计记录（谁执行了何种操作） | 无法修改或删除。按相关法令规定的期限保留 | 记录的完整性与法定保存 |
| 同意记录 | 注销后 5 年（不含个人身份识别值） | 证明同意事实 |
| 聊天・文件・日历原始内容（Mattermost・Nextcloud） | 保留至创建者或公司管理员删除为止。自公司的服务使用合同被取消・暂停而无法使用服务之日起，保留 90 天（可请求数据导出），此后予以删除。 | 客户公司为个人信息处理者（第二条） |
| 会议录制原始音频 | 转录完成后删除 | 第六条 |
| 会议转录文本・会议纪要 | 保留至公司管理员删除为止。 | 第六条 |
| KAI 对话内容 | 在公司使用服务期间保留，若本人或公司提出删除请求，则予以删除。服务暂停后，保留 90 天后予以删除。 | 第五条 |
| KAI 搜索索引（摘录・嵌入向量） | 一旦确认原件已删除或已失去访问权限，将在下次索引刷新或搜索时清除相应嵌入向量（搜索向量）。 | 第五条 |
| 邮箱账户连接信息（屏幕缓存・搜索索引） | 解除账户连接或注销账户时删除 | 第三条（邮件功能） |
| 邮件发送记录（发送时间、收件人数量、主题哈希） | 无法修改或删除。保留期限与审计日志相同（按相关法令规定的保存期限） | 第三条、第四条 |
第八条（向第三方提供个人信息）
本公司不向第三方出售个人信息。仅在以下情形下向第三方提供个人信息。
- 信息主体另行同意的情形
- 法令另有特别规定，或侦查机关依法定程序与方法要求提供的情形
※ 为提供服务而将处理工作委托给外部服务商，属于处理委托，而非第三方提供。委托现状见第九条。
第九条（个人信息处理的委托）
本公司为提供服务，将个人信息处理委托如下。处理聊天、文件、日历、会议、KAI 索引与审计日志的服务器均由本公司直接运营。
| 受托方 | 委托业务 | 传输的项目 |
|---|---|---|
| Korea PortOne 株式会社 (PortOne) | 支付代理：银行卡登记（签发计费密钥）、席位订阅的定期付款授权与结算、支付撤销、提供收据 | 付款人信息（姓名・邮箱）、银行卡登记请求信息、结算金额、计费密钥 |
| 韩国支付网络 (KPN) | 通过 PortOne 进行的国内银行卡支付授权处理（银行卡支付 PG 服务商） | 支付授权所需的卡支付信息（完整卡号不经过本公司服务器） |
| Google LLC (Firebase Cloud Messaging) | 向 Android・网页设备发送聊天、会议、KAI 推送通知 | 设备 ID（设备标识符）、推送令牌 |
| Apple Inc. (Apple Push Notification service) | 向 iOS 设备发送聊天、会议、KAI 推送通知 | 设备 ID（设备标识符）、推送令牌 |
| Gandi SAS | 发送服务邮件：账户认证邮件（注册确认・密码重置）、员工邀请、账单・付款通知（免费期结束预告、付款成功・失败、只读・暂停预告）。发件地址为 no-reply@k-biz.ai | 邮箱地址、邮件正文（认证链接・结算金额・付款日等） |
※ Mattermost・Nextcloud・Jitsi 及 Qdrant 均在本公司直接运营的服务器上处理，不委托外部服务商。
※ 上述受托方仅为本公司为提供服务而委托处理，不会出售个人信息或将其用于其他目的。
※ 若公司设置了企业 SSO（Business 套餐），登录认证仅从该公司指定的自有身份提供方（IdP）接收认证结果——这并非本公司的处理委托，而是客户公司自行选择的另一条认证路径。
※ 若委托现状发生变化，本公司将修订并公布本政策。
第十条（个人信息的跨境传输）
处理聊天、文件、日历、会议、KAI 索引及审计日志的服务器均位于大韩民国，由本公司直接运营与管理。
若用户开启了移动应用通知，设备推送令牌及通知标题（仅为发送者・频道名称级别，不包含消息正文原文）将经由以下两家服务商的境外服务器传输。
| 接收方 | 传输的项目 | 传输目的国 | 传输时间及方式 | 保留・使用期限 | 拒绝方式 |
|---|---|---|---|---|---|
| Google LLC (Firebase Cloud Messaging) | 设备推送令牌、通知标题 | 美国 | 每次发送聊天、会议、KAI 通知时经网络传输 | 按各服务商（Google）自身的保留政策 | 关闭应用通知后不再传输。拒绝不会限制服务本身的使用，仅意味着您将无法收到该通知。 |
| Apple Inc. (Apple Push Notification service) | 设备推送令牌、通知标题 | 美国 | 每次发送聊天、会议、KAI 通知时经网络传输 | 按各服务商（Apple）自身的保留政策 | 关闭应用通知后不再传输。拒绝不会限制服务本身的使用，仅意味着您将无法收到该通知。 |
| Gandi SAS（服务邮件发送） | 邮箱地址、邮件正文（认证链接、员工邀请、账单・付款通知） | 法国 | 每次发送服务邮件时经网络传输 | 发送处理所需期限（按服务商保留政策） | 该邮件为账户安全和账单通知所必需，若拒绝，将无法使用注册确认・密码重置功能，也无法收到付款通知，因此无法使用服务。 |
- 除上述应用通知・服务邮件发送外，不存在其他境外传输。
- 若连接了邮箱账户，邮件收发将直接与公司・用户自行选择的邮件服务（如公司邮件服务器、Microsoft 365）进行。该邮件服务并非本公司的受托方，适用其自身的隐私政策。
- 若公司设置了企业 SSO（Business 套餐），登录时将与该公司指定的自有身份提供方（IdP）交换邮箱・标识符。该 IdP 是否位于境外因客户公司而异，本公司无法确定。
第十一条（信息主体的权利及行使方式）
信息主体可随时行使以下权利。
- 请求查阅个人信息
- 若存在错误，请求更正
- 请求删除（负有法定保存义务的项目，将在该期限届满后删除）
- 请求停止处理
- 撤回基于同意所进行处理的相关同意
※ 您可向 privacy@k-doc.ai 提交请求。
※ 目前 KIND WORK 应用内尚无可直接删除账户的自助功能。删除仅通过按照 https://work.k-biz.ai/account/delete 指引发送的邮件请求受理。本公司在完成身份核实后，将于收到请求之日起 10 日内予以处理。
※ 就聊天、文件、日历等由所属公司担任个人信息处理者的项目（第二条），相关请求由本公司受理后转交该公司，并向您告知处理结果。
第十二条（不满 14 周岁儿童的个人信息）
KIND WORK 为企业协作工具，不面向不满 14 周岁的儿童提供服务，亦不收集不满 14 周岁儿童的个人信息。
第十三条（安全保障措施）
本公司实际采取以下措施。
- 用户设备与服务器之间的全部通信均以 TLS（HTTPS）加密。
- 密码由认证系统单向加密处理后保存，本公司数据库中不存在密码字段本身。
- 已连接邮箱账户的密码及访问令牌（如 OAuth 令牌）均加密存储，与邮件服务器的通信仅通过加密连接（TLS）进行。
- 卡号及安全码不会经过本公司服务器，由支付服务商直接处理。
- 个人信息按工作区（公司）单位进行访问控制，在每个界面与 API 中均会核实权限。个人邮箱账户仅本人可查阅，公司共用邮箱仅公司管理员指定范围内的成员可查阅。
- 本公司保留谁执行了何种操作的审计记录，该记录无法修改或删除。审计记录查询功能不会返回操作的详细内容（原文）。
- 处理聊天、文件、日历、会议、邮件及 KAI 的服务器均由本公司直接运营，不对外公开，仅可通过内部网络访问。
第十四条（个人信息保护负责人及咨询）
- 姓名：남기영
- 职务：个人信息保护负责人（CPO）
- 邮箱：privacy@k-doc.ai
- 电话：+82 70 8270 8500
- 地址：307, 602 Yeongdong-daero, Gangnam-gu, Seoul, 06083, Republic of Korea
※ 有关个人信息保护的咨询、投诉处理及权益救济事项，可通过上述联系方式提出。
第十五条（权益侵害救济方式）
如因个人信息受到侵害而需要救济，可向以下机构申请纠纷解决或咨询。
| 机构 | 电话 | 网站 |
|---|---|---|
| 个人信息纠纷调解委员会 | 1833-6972 | www.kopico.go.kr |
| 个人信息侵害举报中心 | 118 | privacy.kisa.or.kr |
| 大检察厅网络犯罪调查科 | 1301 | www.spo.go.kr |
| 警察厅网络调查局 | 182 | ecrm.police.go.kr |
第十六条（政策的变更）
本政策可能根据法令修订或服务变更而调整。如有内容的增补、删除或修改，将自生效日前 7 天起在本页面公布告知。对信息主体权利产生重大影响的变更，将自 30 天前起予以告知。
本政策版本为 2026-10-13，自 2026年10月13日 起施行。
修订记录：上一版本为 2026-10-12 版。本次修订是将有关 KAI 处理方式及数据导出的表述按实际运营情况作了更正。上一版本是因引入自助注册・付款而作，在首次发布的 v1.0（2026年9月24日 施行）基础上新增了创建公司的收集项目、银行卡登记・定期付款处理及支付代理商（PortOne・KPN）、同意记录、服务邮件（Gandi）的委托范围，以及暂停后的数据保管（90 天）。
个人信息处理者（运营公司）信息
- 商号
- 카인드닥터 주식회사 (Kind Doctor Inc.)
- 代表人
- 남기영 (Nam Ki Young)
- 营业执照号
- 671-88-03734
- 法人登记号
- 110111-0954057
- 地址
- 307, 602 Yeongdong-daero, Gangnam-gu, Seoul, 06083, Republic of Korea
- 电话
- +82 70 8270 8500
- 邮箱
- contact@k-doc.ai
- 个人信息保护负责人
- 남기영 · privacy@k-doc.ai
- 系统提供・托管
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